Die 5 größten Zeitfresser in der Kanzlei. Und was KI davon heute übernimmt.
Der Fachkräftemangel macht jede Stunde Routinearbeit teuer, die eigentlich keine Fachkraft erledigen müsste.
Hier sind die fünf Stellen, an denen in den meisten Kanzleien die Zeit liegen bleibt, mit einer ehrlichen Einordnung, wo KI Routinearbeit abnimmt und wo die Beratung unangetastet bleibt.
Größenordnung
rund 5 bis 10 Stunden pro Woche je Sachbearbeiter
die für Routine draufgehen statt für die Arbeit, für die man Steuerberater wird, grob summiert aus den wiederkehrenden Punkten unten.
Die fünf Zeitfresser
1
Belege beim Mandanten nachfordern
Das ewige Hin und Her per E-Mail, bis die Unterlagen vollständig sind: Wer fehlt, was fehlt, wann kommt es. Jede Nachfrage muss formuliert, verschickt und nachgehalten werden.
~2–4 h / Woche · je Sachbearbeiter, und es verzögert alles Nachgelagerte bis zum Abschluss
KI übernimmt
Eine freundliche Nachfass-Logik erkennt, was fehlt, fordert es beim Mandanten an und sortiert eingehende Unterlagen vor.
Bleibt bei Ihnen
Die fachliche Prüfung der Unterlagen.
2
E-Rechnung: Eingangsrechnungen sortieren und zuordnen
Mit der Umstellung kommt viel Format- und Zuordnungsarbeit auf einmal, die heute oft noch von Hand passiert: öffnen, lesen, dem richtigen Mandanten und Konto zuordnen.
~2–5 h / Woche · mit steigender Tendenz, je mehr Mandanten umstellen
KI übernimmt
Rechnungen auslesen, dem richtigen Mandanten und Konto zuordnen und als Buchungsentwurf vorkontieren.
Bleibt bei Ihnen
Die Buchungsentscheidung.
3
Wiederkehrende Mandantenfragen
Fristen, Status, „ist das schon raus", immer wieder dieselben Fragen über Telefon und Mail, die Sachbearbeiter aus der eigentlichen Arbeit reißen.
~2–4 h / Woche · verteilt über viele kleine Unterbrechungen
KI übernimmt
Status- und Fristauskünfte vorbereiten und Standardfragen automatisch beantworten.
Bleibt bei Ihnen
Alles, was echte Beratung ist.
4
Onboarding neuer Mandanten
Stammdaten, Vollmachten, DATEV-Anlage, Erstsortierung der Unterlagen. Viel Tipparbeit, bevor das erste Mandat überhaupt produktiv ist.
~1–3 h / Mandant · die niemand abrechnet
KI übernimmt
Daten aus den Unterlagen extrahieren und die Anlage vorbefüllen.
Bleibt bei Ihnen
Die Mandatsannahme und die Entscheidung, wen Sie annehmen.
5
Routinetätigkeiten, die niemand mehr machen will
Genau die monotonen Aufgaben, an denen das Team verschleißt und für die kaum noch Fachkräfte zu finden sind. Gute Leute kündigen wegen der Routine, nicht wegen der anspruchsvollen Arbeit.
schwer messbar · der eigentliche Engpass hinter dem Fachkräftemangel, teuer in der Fluktuation
KI übernimmt
Gezielt die Routine abnehmen, sodass das vorhandene Team mehr Mandate schafft.
Bleibt bei Ihnen
Die wertvolle Arbeit, für die man Steuerberater wird.
Wichtig
KI ersetzt hier keine Steuerberatung. Sie nimmt die Vorarbeit ab, das Sortieren, Nachfordern und Vorbereiten, damit dasselbe Team mehr Mandate bearbeitet. Die fachliche Verantwortung bleibt vollständig bei Ihnen, und nichts davon verlässt die Hand Ihrer Kanzlei.
Kostenlos · keine Verpflichtung
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2 Ich sehe mir die Aufgaben darin an und gleiche sie mit dem ab, was KI heute leistet.
3 Sie bekommen drei konkrete Ansatzpunkte zurück, ehrlich eingeordnet.
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