22,5 Millionen E-Rechnungen hat DATEV allein im ersten Halbjahr 2025 verarbeitet. Mehr als doppelt so viele wie im gesamten Vorjahr. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Und trotzdem: Laut einer easybill/YouGov-Befragung (502 Unternehmen) haben nur 24 Prozent die Umstellung abgeschlossen. 29 Prozent haben noch nicht einmal angefangen.
Für Steuerkanzleien kommt ein Faktor dazu, den kein Unternehmen mit einer einzelnen Buchhaltung kennt. Wer 200 Mandanten betreut, hat nicht ein E-Rechnungs-Problem. Sondern 200.
Was die Pflicht konkret bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, obwohl sie vom Versand dauerhaft befreit sind. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus, keine spezielle Software nötig.
Die Sendepflicht ist nach Umsatz gestaffelt. Bis Ende 2026 dürfen noch alle Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle, ohne Schwellenwert.
Entscheidend ist die Definition: Eine E-Rechnung nach § 14 UStG muss dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. XRechnung (reines XML, maschinenlesbar) erfüllt das. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ebenfalls, aber nur in den Profilen BASIC, EN16931 und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL qualifizieren sich ausdrücklich nicht. Eine gewöhnliche PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 stellt das klar.
Was viele übersehen: Honorarrechnungen der Kanzlei an gewerbliche Mandanten sind B2B-Rechnungen. Seit der Änderung von § 9 Abs. 1 StBVV im Dezember 2024 können Steuerberater in Textform abrechnen, ohne Unterschrift. Die Pflicht trifft also beide Seiten. Die Kanzlei muss empfangen und versenden können, und sie muss ihren Mandanten erklären, wie das geht.
200 Mandanten, 200 verschiedene Ausgangssituationen
Manche Mandanten arbeiten längst mit DATEV Unternehmen online und brauchen nur die Aktivierung des E-Rechnungspostfachs. Andere nutzen Lexware oder sevDesk. Und dann gibt's die Pendelordner-Mandate: kein System, keine digitale Infrastruktur, plötzlich eine XML-Datei im Posteingang, die sich ohne Spezialsoftware nicht öffnen lässt.
Der BStBK hat erst im März 2026 einen umfassenden FAQ-Katalog zur E-Rechnung veröffentlicht. Dass solche Grundlagenarbeit 15 Monate nach Inkrafttreten der Empfangspflicht noch nötig war, zeigt die Wissenslücke.
Jeder Mandant braucht individuelle Beratung: Softwareauswahl, Prozessgestaltung, Verfahrensdokumentation, Anbindung an die Kanzleisoftware. Das ist Arbeit, die oft kaum abrechenbar ist. Und bei einem ZUGFeRD-Hybridformat kann die PDF-Ansicht andere Beträge zeigen als das rechtlich maßgebliche XML. Wer keine Validierung hat, merkt das erst bei der Betriebsprüfung.
Wo Automatisierung tatsächlich hilft
Die E-Rechnung macht Automatisierung besser, nicht nur möglich. Weil die Rechnungsdaten strukturiert im XML stecken, entfallen OCR-Fehler komplett. Der DATEV Automatisierungsservice liefert bei eingescannten Belegen rund 30 Prozent unsichere Sachkonto-Vorschläge. Bei E-Rechnungen ist die Trefferquote deutlich höher, weil Betrag, Datum und Rechnungsnummer nicht aus einem Bild erraten werden müssen.
Fünf Prozessschritte lassen sich unterscheiden. Empfang ist vollständig automatisierbar: Das DATEV E-Rechnungspostfach empfängt, prüft und validiert eingehende Rechnungen automatisch. Der Empfang ist dauerhaft kostenlos. Validierung ist regelbasiert und braucht keine KI: Das System prüft gegen den EN-16931-Standard, die KoSIT-Regeln und die Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Die Zuordnung zum Mandant funktioniert automatisch, wenn jeder Mandant ein eigenes E-Rechnungspostfach hat. Bei gemischtem Eingang per E-Mail bleibt Handarbeit. Die Kontierung (Buchungsvorschlag) ist der größte Hebel und der einzige Schritt, bei dem echte KI einen Unterschied macht. DATEV lernt aus der Buchungshistorie und schlägt Sachkonten vor. Drittanbieter wie Finmatics melden Trefferquoten von bis zu 95 Prozent, brauchen dafür aber 3 bis 6 Monate Lernzeit. Und die Archivierung lässt sich vollständig automatisieren: Das XML-Original wird GoBD-konform gespeichert, die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 noch 8 Jahre.
Was all das nicht kann: Den Mandanten dazu bringen, seine Rechnungen digital zu schicken statt im Pendelordner. Ungewöhnliche Geschäftsvorfälle korrekt kontieren, die das System noch nie gesehen hat. Und die Verfahrensdokumentation schreiben, die der Betriebsprüfer als Erstes sehen will. Das bleibt Arbeit für Menschen, die den Kanzleialltag kennen.
Was eine Kanzlei mit 5 bis 10 Leuten jetzt tun sollte
Erstens: das eigene Haus in Ordnung bringen. Honorarrechnungen auf E-Rechnungsformat umstellen (die StBVV erlaubt's seit Dezember 2024). Empfangsprozess einrichten. Eigene Verfahrensdokumentation schreiben. Man kann Mandanten schlecht etwas empfehlen, was man selbst nicht gemacht hat.
Zweitens: Mandantenstamm segmentieren. Welche Mandanten sind digital und brauchen nur eine Aktivierung? Welche brauchen eine geführte Migration über die nächsten Monate? Und welche Pendelordner-Mandate brauchen ein Grundsatzgespräch darüber, ob das Mandat zu aktuellen Konditionen noch tragbar ist? 80 Prozent der gescheiterten Digitalisierungsprojekte scheitern an der Kommunikation, nicht an der Technik.
Drittens: eine Standardempfehlung festlegen. Nicht jeden Mandanten selbst wählen lassen, sonst betreut man 15 verschiedene Tools. Standardisierung ist der größte Hebel für die Skalierung. Und die Mandanten in Kohorten von 10 bis 15 durch einen einheitlichen Onboarding-Prozess führen, statt jeden einzeln aufzusetzen.
Was warten kann: perfekte Lösungen. DATEV, Lexware und andere iterieren schnell, aber wer wartet, verpasst die Fristen. Wer nicht sicher ist, wo im eigenen Kanzleibetrieb die größten Zeitfresser liegen und welche Automatisierung sich wirklich rechnet: Dafür gibt's die unabhängige KI-Potenzialanalyse für Steuerberater. Und wer sich erst einen Überblick verschaffen will, findet in den weiteren Ratgeber-Artikeln noch mehr Einordnung, sortiert nach Branche.