Eine durchschnittliche Steuerkanzlei nutzt heute zwischen fünf und fünfzehn Cloud-Dienste. DATEV in der Cloud, ein DMS, Microsoft 365 für E-Mail, vielleicht Zoom für Mandantengespräche, ein Belegerkennungstool wie Finmatics. Dazu kommen die Tools, die Mitarbeiter auf eigene Faust nutzen: ChatGPT für Mandantenschreiben, Google Drive für Dateiaustausch, WhatsApp für schnelle Abstimmungen.
Für jedes dieser Tools stellt sich die gleiche Frage: Braucht der Anbieter eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 StGB? Und wenn ja, hat er eine? In den meisten Kanzleien kann niemand diese Fragen beantworten. Das ist ein Problem, weil die Antwort „ja, aber er hat keine" eine Straftat beschreibt.
Was die Reform von 2017 geändert hat
Vor November 2017 war die Rechtslage brutal einfach: Jede Weitergabe von Mandantendaten an externe Dienstleister war potenziell strafbar. Cloud-Nutzung in einer Steuerkanzlei war juristisch ein Graubereich, den die meisten durch Wegschauen lösten.
Das „Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter" hat §203 StGB um den Absatz 4 ergänzt. Seitdem dürfen Steuerberater externe Dienstleister einschalten, ohne jeden einzelnen Mandanten um Erlaubnis zu fragen. Aber nur, wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:
- Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform. Der Dienstleister muss schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Eine E-Mail genügt formal, aber die Kammern empfehlen einen strukturierten Vertrag.
- Strafbelehrung. Der Dienstleister muss ausdrücklich darüber belehrt werden, dass ein Verstoß gegen die Verschwiegenheit nach §203 StGB strafbar ist. Ohne diese Belehrung ist die Verpflichtung unvollständig.
- Sorgfältige Auswahl und Überwachung. Der Steuerberater muss den Dienstleister bewusst auswählen und seine Eignung regelmäßig überprüfen. §62a StBerG konkretisiert diese Pflicht berufsrechtlich.
Fehlt eine dieser drei Voraussetzungen, ist die Nutzung des Cloud-Dienstes eine unbefugte Offenbarung im Sinne des §203. Und die ist strafbar, auch wenn der Dienstleister die Daten nie missbraucht hat.
AVV ist nicht genug: Der Unterschied, den viele übersehen
Die häufigste Verwechslung in der Praxis: „Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag, also sind wir abgesichert." Das ist falsch, und der Grund ist einfach.
Der AVV deckt nur personenbezogene Daten. Die Steuerstrategie einer GmbH, die Holdingstruktur eines Mandanten, die Zahlen aus der BWA: Das sind Mandantengeheimnisse, aber nicht zwingend personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Ein AVV schützt sie nicht.
Dem AVV fehlt die Strafbelehrung. Die §203-Verpflichtung verlangt, dass der Dienstleister explizit über die strafrechtlichen Folgen eines Verstoßes belehrt wird. Kein Standard-AVV enthält das. Es ist eine zusätzliche Vereinbarung, die viele Anbieter gar nicht kennen.
Die Rechtsfolgen sind unterschiedlich. Ein DSGVO-Verstoß zieht Bußgelder nach sich. Ein §203-Verstoß ist eine Straftat. Der Kanzleiinhaber, der wissentlich einen Cloud-Dienst ohne §203-Verpflichtung nutzt, haftet persönlich. Und §203 ist ein Antragsdelikt: Es braucht nur einen Mandanten, der Anzeige erstattet.
Welche Dienste eine §203-Verpflichtung brauchen
Die Faustregel: Jeder Dienst, bei dem der Anbieter technisch auf Mandantendaten zugreifen kann, braucht eine. Das schließt mehr ein, als die meisten denken.
DATEV. Der einfachste Fall. DATEV ist als Genossenschaft der Steuerberater organisiert und bringt die §203-Verpflichtung im Rahmen des Mitgliedschaftsvertrags mit. Das gilt auch für DATEV Copilot und die KI-Funktionen, die über Azure OpenAI laufen. Die Daten werden temporär verarbeitet, nicht persistent gespeichert, nicht für Modelltraining verwendet. Aber: Drittanbieter-Tools, die sich in DATEV integrieren, sind dadurch nicht abgedeckt. Jeder externe Dienst braucht seine eigene Vereinbarung.
Branchenspezifische Kanzleisoftware (Addison, Agenda, Haufe). Diese Anbieter kennen das Problem und bieten in der Regel §203-konforme Vereinbarungen an. Aber „in der Regel" ist nicht „immer". Prüfen Sie den konkreten Vertrag. Die Cloud-Version von Addison OneClick und die On-Premise-Version haben unterschiedliche Vertragswerke. Fragen Sie explizit nach der §203-Verpflichtung, nicht nur nach dem AVV.
Microsoft 365, Google Workspace. Hier wird es schwierig. Microsofts Standard-DPA enthält keine §203-Verschwiegenheitsverpflichtung. Die BStBK, die BRAK und die WPK haben das adressiert, aber eine pauschale Lösung gibt es nicht. Manche Kanzleien umgehen das Problem, indem sie Microsoft 365 über einen spezialisierten Hosting-Anbieter beziehen, der die §203-Verpflichtung als Zwischeninstanz übernimmt. Das funktioniert, ist aber ein bewusster architektonischer Schritt, den die meisten Kanzleien nicht gegangen sind.
ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity. Stand August 2026 bietet kein großer KI-Anbieter eine §203-Verschwiegenheitsverpflichtung an. Weder im Free-Tier noch im Business-Tier. Wer Mandantendaten eingibt, begeht eine unbefugte Offenbarung. Punkt. Die sichere Alternative: Mandantendaten vollständig anonymisieren, bevor sie in ein KI-Tool gehen, oder ein Tool mit §203-Rahmen nutzen (DATEV Copilot, oder eine Plattform wie ASCADI, die sich auf Berufsgeheimnisträger spezialisiert hat). Details dazu im Tool-Vergleich für Steuerberater.
Zoom, Teams, Slack. Sobald in einem Videocall oder Chat Mandanteninhalte besprochen werden, greift §203. Microsoft Teams erbt die Situation von Microsoft 365. Zoom bietet in seinen Standard-Business-Bedingungen keine §203-Verpflichtung. Das heißt nicht, dass die Nutzung unmöglich ist, aber dass Sie aktiv eine Vereinbarung verhandeln oder den Dienst auf nicht-mandantenbezogene Kommunikation beschränken müssen.
Belegerkennungsdienste (Finmatics, GetMyInvoices). Diese Tools verarbeiten Originalbelege mit Mandantennamen, Rechnungsbeträgen und Geschäftspartnern. Sie brauchen zwingend eine §203-Verpflichtung. Fragen Sie vor der Einführung, ob der Anbieter eine hat. Wenn die Antwort „Was ist das?" lautet, wissen Sie genug.
Fünf Fragen vor jedem neuen Cloud-Tool
Bevor Sie den nächsten Dienst für Ihre Kanzlei einführen oder eine bestehende Nutzung absichern wollen, klären Sie diese fünf Punkte:
- Kann der Anbieter technisch auf Mandantendaten zugreifen? Wenn ja, braucht er eine §203-Verpflichtung. Wenn er verschlüsselt speichert und keinen Schlüssel hat: nein. Das ist der seltene Fall.
- Bietet der Anbieter eine eigenständige Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 StGB mit Strafbelehrung an? Nicht den AVV, nicht die Datenschutzerklärung. Eine explizite §203-Vereinbarung. Musterverträge gibt es bei der BStBK und den regionalen Kammern.
- Erstreckt sich die Verpflichtung auf Unterauftragnehmer? §62a Abs. 2 StBerG verlangt, dass die Kette lückenlos ist. Wenn der Cloud-Anbieter Subunternehmer einsetzt (und das tun fast alle), müssen auch die verpflichtet sein.
- Werden Daten für Trainingszwecke oder andere Zwecke jenseits der Auftragsverarbeitung verwendet? Bei KI-Tools die wichtigste Frage. Wenn Mandantendaten ins Modelltraining fließen, ist das eine unkontrollierte Offenbarung, die keine Verpflichtung der Welt heilt.
- Ist die Auswahl dokumentiert? Die Sorgfaltspflicht nach §203 Abs. 4 verlangt eine bewusste Auswahl. Dokumentieren Sie, warum Sie diesen Anbieter gewählt haben und welche Alternativen Sie geprüft haben. Das ist Ihre Enthaftung, falls etwas schiefgeht.
Diese fünf Fragen klingen aufwändig. In der Praxis dauern sie 30 Minuten pro Anbieter. Und sie schützen vor einem Problem, das die meisten Kanzleiinhaber erst bemerken, wenn ein Mandant fragt, wo seine Daten eigentlich liegen.
Wer sich nicht sicher ist, welche der eigenen Cloud-Dienste eine §203-Verpflichtung haben und welche nicht: Genau das ist Teil der unabhängigen KI-Potenzialanalyse für Steuerkanzleien. Eine systematische Bestandsaufnahme, bevor die KI-Governance steht, und bevor die KI-Anwendungsrichtlinie geschrieben ist.