50 Prozent der Wissensarbeiter in Deutschland nutzen KI-Tools, die ihr Arbeitgeber nicht genehmigt hat. 57 Prozent verbergen das aktiv (Software AG, 2024). In einer Steuerkanzlei mit sechs Mitarbeitern heißt das: Drei nutzen ChatGPT oder ein ähnliches Tool, um Mandantenschreiben zu formulieren, Bescheide zusammenzufassen oder Gesetzestexte zu recherchieren. Und Sie wissen nichts davon.
In einem Maklerbüro wäre das ein DSGVO-Problem. In einer Steuerkanzlei ist es strafrechtlich: Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger nach §203 StGB. Jede Mandanteninformation, die ein Mitarbeiter in ein Tool ohne §203-konforme Verschwiegenheitsverpflichtung eingibt, ist eine potenziell strafbare Offenbarung. Bis zu ein Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.
Was Schatten-KI in der Kanzlei konkret bedeutet
Schatten-KI ist jede KI-Nutzung, die ohne Wissen und Freigabe der Kanzleileitung stattfindet. Das betrifft nicht den DATEV Copilot, den Sie bewusst eingeführt haben, sondern den privaten ChatGPT-Account, den Ihre Mitarbeiterin auf dem Smartphone nutzt, um ein Begleitschreiben zum Mandantenbrief zu formulieren.
Ein typisches Szenario: Eine Steuerfachangestellte bekommt den Auftrag, einen Mandanten über die Auswirkungen des Wachstumschancengesetzes auf seine GmbH zu informieren. Sie öffnet ChatGPT im Browser, kopiert den Namen des Mandanten, seine Rechtsform und die relevanten Zahlen aus der BWA in den Prompt und bittet um einen Entwurf. In 40 Sekunden hat sie einen Text, der besser formuliert ist als alles, was sie in einer halben Stunde selbst schreiben würde.
Was dabei passiert ist: Mandantendaten haben die Kanzlei verlassen und liegen auf Servern eines US-Unternehmens, das keine Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 Abs. 4 StGB abgegeben hat. Bei ChatGPT Free können die Daten für das Modelltraining verwendet werden. Aber selbst bei einem Business-Account mit deaktiviertem Training bleibt die Kernfrage: OpenAI, Anthropic und Google bieten Stand August 2026 keine §203-Verpflichtungserklärung an. Der Straftatbestand ist mit der Eingabe erfüllt.
Warum §203 strenger ist als die DSGVO
Versicherungsmakler, die Kundendaten in ChatGPT eingeben, verstoßen gegen die DSGVO. Das ist ein Bußgeldrisiko. Steuerberater, die Mandantendaten in ChatGPT eingeben, begehen zusätzlich eine Straftat. Das ist ein Unterschied, der in der Praxis oft unterschätzt wird.
§203 schützt das Berufsgeheimnis. Steuerberater gehören zum Kreis der Berufsgeheimnisträger, zusammen mit Ärzten, Rechtsanwälten und Notaren. Die Pflicht gilt nicht nur für den Kanzleiinhaber, sondern für alle „berufsmäßig tätigen Gehilfen" nach §203 Abs. 3 StGB: Steuerfachangestellte, Buchhalter, Praktikanten. Jeder in der Kanzlei, der Zugang zu Mandantendaten hat und sie an einen unberechtigten Dritten weitergibt, handelt potenziell strafbar.
Ein normaler AVV reicht nicht. Unter der DSGVO genügt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, um personenbezogene Daten an einen Dienstleister weiterzugeben. Unter §203 reicht das nicht. Der Dienstleister muss zusätzlich als „sonstige mitwirkende Person" nach §203 Abs. 4 zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Diese Verpflichtung ist individuell, schriftlich und strafrechtlich sanktioniert. Kein US-amerikanischer KI-Anbieter bietet sie an. Welche Cloud-Dienste in der Kanzlei eine Verschwiegenheitsverpflichtung brauchen, zeigt der zugehörige Leitfaden.
Die Strafbarkeit liegt in der Eingabe. Ob der KI-Output jemals den Mandanten erreicht, ist für den Tatbestand irrelevant. Die „Offenbarung" im Sinne des §203 passiert in dem Moment, in dem die Daten an den Dritten übermittelt werden. Eine Mitarbeiterin, die Mandantendaten in ChatGPT eingibt und den generierten Text anschließend verwirft, hat den Tatbestand trotzdem verwirklicht.
Wie Sie Schatten-KI in Ihrer Kanzlei erkennen
Das Schwierige an Schatten-KI ist die Unsichtbarkeit. Drei Ansätze helfen, die tatsächliche Nutzung sichtbar zu machen, ohne ein Klima der Überwachung zu schaffen.
Anonyme Kurzumfrage. Fünf Fragen genügen: Welche digitalen Hilfsmittel nutzen Sie außerhalb von DATEV? Für welche Aufgaben? Wie oft? Auf welchem Gerät? Was würde Ihnen helfen, produktiver zu arbeiten? Die Anonymität ist entscheidend. Wer KI-Nutzung als Eigeninitiative anerkennt statt als Vergehen behandelt, bekommt ehrlichere Antworten.
Netzwerk-Check. Ein Blick in die DNS-Logs oder den Proxy Ihres Kanzleinetzwerks zeigt, ob Domains wie chat.openai.com, claude.ai, gemini.google.com oder perplexity.ai regelmäßig aufgerufen werden. Das erfordert keine Überwachungssoftware, sondern einen einmaligen Blick in den Router oder die Firewall. Was Sie dort nicht sehen: Nutzung auf dem Privathandy über Mobilfunk. Aber das Kanzleinetzwerk deckt den Großteil der Arbeitszeit ab.
Offenes Gespräch. Am wirksamsten und am einfachsten. Fragen Sie im nächsten Kanzleifrühstück: „Wer von euch hat schon mal ChatGPT für eine Arbeitsaufgabe benutzt?" In einer Kanzlei mit sechs Mitarbeitern werden sich zwei oder drei melden. Der Rest traut sich beim nächsten Mal. Das Ziel ist nicht Bestrafung, sondern Sichtbarkeit. Sie können nur steuern, was Sie kennen.
Warum ein Verbot das Problem verschärft
Die naheliegende Reaktion: ChatGPT verbieten, IT-Richtlinie verschicken, Thema erledigt. In der Praxis bewirkt das wenig. Die Software-AG-Erhebung zeigt, dass mehr als die Hälfte der Nutzer ihre KI-Nutzung bereits aktiv vor dem Arbeitgeber verbirgt. Ein Verbot treibt die Nutzung vom Kanzleirechner auf das Privathandy, wo Sie weder DNS-Logs noch Proxy haben.
Das zugrunde liegende Problem ist der Produktivitätsdruck. Eine Steuerfachangestellte, die täglich Mandantenschreiben formuliert, Bescheide zusammenfasst und Fristenschreiben erstellt, erlebt die KI als echte Arbeitserleichterung. Wenn die Kanzlei kein freigegebenes Tool anbietet, greift sie zum nächstliegenden: dem kostenlosen ChatGPT-Account.
Der Unterschied zwischen „geduldet" und „freigegeben" ist rechtlich erheblich. Wer als Kanzleiinhaber weiß (oder wissen müsste), dass Mitarbeiter ungenehmigte Tools nutzen, und nichts unternimmt, haftet organisatorisch mit. Eine dokumentierte KI-Anwendungsrichtlinie mit freigegebenen Alternativen ist keine Bürokratie, sondern Ihre Enthaftung.
Drei Schritte, die Sie diese Woche umsetzen können
1. Bestandsaufnahme durchführen. Finden Sie heraus, welche KI-Tools in Ihrer Kanzlei tatsächlich genutzt werden. Anonyme Umfrage oder offenes Gespräch, nicht Überwachung. Ziel: eine ehrliche Liste der genutzten Dienste und der Aufgaben, für die sie eingesetzt werden. Das ist der Ausgangspunkt für alles Weitere.
2. Freigegebenes Tool benennen. Definieren Sie mindestens ein Tool, das Ihre Mitarbeiter für Textarbeit nutzen dürfen. DATEV Copilot ist seit Februar 2026 für alle DATEV-Mitglieder kostenlos und bringt die §203-Vereinbarung mit. Für Aufgaben ohne Mandantenbezug (allgemeine Recherchearbeit, Formulierungshilfe für Rundschreiben) kann auch ein Tool ohne §203-Rahmen ausreichen, solange die Trennlinie klar definiert und dokumentiert ist. Das gehört in die KI-Anwendungsrichtlinie.
3. Richtlinie erstellen und schulen. Die DStV-Musterrichtlinie bietet eine Grundstruktur, braucht aber §203-spezifische Ergänzungen in fünf Bereichen. Die wichtigste Regel ist einfach: Mandantendaten gehören in kein Tool ohne §203-Verpflichtungserklärung. Eine 30-minütige Schulung im Team reicht für den Start. Die Transparenzpflichten nach Art. 50 der KI-Verordnung gehören mit auf die Agenda. Und planen Sie eine vierteljährliche Überprüfung, ob die Richtlinie in der Praxis funktioniert. Die KI-Governance-Grundlagen liefern dafür den Rahmen.
Schatten-KI in der Steuerkanzlei ist kein Technologieproblem. Es ist ein Organisationsproblem mit strafrechtlicher Dimension. Wer sich nicht sicher ist, wo im eigenen Betrieb KI-Tools im Einsatz sind und welche §203-Risiken das konkret birgt: Dafür gibt's die unabhängige KI-Potenzialanalyse für Steuerkanzleien. Eine ehrliche Bestandsaufnahme, bevor die Landesdatenschutzbehörde sie macht.