Digitale Unterweisung in der Zeitarbeit: Was geht online, was bleibt Präsenz?

§ 12 Abs. 2 ArbSchG ist ein Satz mit einer klaren Konsequenz: Bei Arbeitnehmerüberlassung trifft die Pflicht zur Unterweisung den Entleiher. Nicht den Verleiher. Und nicht irgendwann, sondern vor Aufnahme der Tätigkeit. In der Praxis heißt das: Bevor Ihr Zeitarbeitnehmer am Montag um 6:00 Uhr an der Maschine steht, muss der Einsatzbetrieb ihn unterwiesen haben. Für Personaldienstleister, die wöchentlich dutzende Einsätze koordinieren, ist das ein Engpass, der sich nicht einfach digitalisieren lässt. Zumindest nicht vollständig.

Drei Stufen, zwei Verantwortliche: das VBG-Modell

Die VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft) beschreibt die Unterweisung in der Zeitarbeit als Drei-Stufen-Modell mit klarer Aufgabenteilung:

• Stufe 1: Grundunterweisung durch den Verleiher. Allgemeine Arbeitssicherheit, Verhalten im Notfall, Rechte und Pflichten. Das können Sie standardisieren und regelmäßig wiederholen.
• Stufe 2: Tätigkeitsbezogene Unterweisung durch den Verleiher. Bezieht sich auf die Qualifikation und typischen Einsatzfelder des Mitarbeiters. Wer regelmäßig Lagerarbeit macht, braucht eine andere Unterweisung als jemand im Büro.
• Stufe 3: Arbeitsplatzbezogene Unterweisung durch den Entleiher. Konkret am Einsatzort: Fluchtwege, Gefahrstoffe, Maschinen, PSA. Diese Stufe kann der Verleiher nicht übernehmen, weil er die Gefährdungsbeurteilung des Einsatzbetriebs nicht kennt.

Die ersten beiden Stufen liegen bei Ihnen als Verleiher. Und genau hier liegt das Digitalisierungspotenzial: Grundunterweisungen und tätigkeitsbezogene Module lassen sich als E-Learning aufbereiten, wenn die Rahmenbedingungen stimmen.

Was die DGUV Regel 100-001 (Fassung Juni 2025) tatsächlich erlaubt

Die entscheidende Formulierung steht in der DGUV Regel 100-001, Abschnitt 2.3.1: „Grundsätzlich sind persönliche Unterweisungen durchzuführen; als Hilfsmittel sind elektronische Medien einsetzbar." Das ist kein Verbot von E-Learning. Aber es ist auch keine Freigabe für rein digitale Unterweisungen.

Die Regel nennt drei Bedingungen, die erfüllt sein müssen, wenn Sie elektronische Medien einsetzen:

1. Arbeitsplatzspezifische Aufbereitung. Allgemeine Videos zu „Sicherheit am Arbeitsplatz" genügen nicht. Der Inhalt muss sich auf die konkrete Tätigkeit beziehen.
2. Verständnisprüfung. Eine Wissenskontrolle nach dem Modul, nicht nur ein Häkchen bei „Ich habe gelesen".
3. Rückfragemöglichkeit. Der Teilnehmer muss jederzeit Fragen an die unterweisende Person stellen können.

Und dann der Satz, der vielen Anbietern nicht gefällt: „Unterweisungsinhalte zum Selbststudium nur zu übergeben, auch in elektronischer Form, ist nicht zulässig." Ein reines E-Learning-Modul ohne anschließendes Gespräch reicht also nicht.

Das Blended-Learning-Modell: was in der Praxis funktioniert

Die DGUV Information 211-005 (Abschnitt 8) beschreibt den zulässigen Weg als Blended Learning: Theorie wird elektronisch vermittelt, und in einem anschließenden mündlichen Gespräch stellt die unterweisende Person den Bezug zu den konkreten Arbeitsplatzgefahren her. In diesem Gespräch werden offene Fragen geklärt und, wenn nötig, praktische Schutzmaßnahmen geübt.

Für Ihre Stufe 1 und 2 (Grund- und tätigkeitsbezogene Unterweisung) heißt das konkret: Sie können die theoretischen Inhalte als Online-Modul aufsetzen. Brandschutz, Erste Hilfe, allgemeine Verhaltensregeln, branchenspezifische Gefahren. Ihr Disponent oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit führt dann ein kurzes dokumentiertes Gespräch, das den Bezug zur konkreten Einsatzsituation herstellt. Das Gespräch kann nach DGUV FBORG-004 auch per Videokonferenz stattfinden, solange der Mitarbeiter Fragen stellen kann und die Inhalte versteht.

Bei 20 bis 30 Neueinstellungen pro Woche spart dieses Modell erheblich Zeit: statt einer 45-minütigen Präsenzschulung pro Person wird der standardisierte Teil vorab online absolviert. Das persönliche Gespräch kann auf 10 bis 15 Minuten fokussiert werden. Die VBG bietet mit dem Online Campus (ILIAS-basiert) und dem Fragebogentool Zeitarbeit kostenlose Werkzeuge an, die bereits auf das Drei-Stufen-Modell abgestimmt sind.

Wo digitale Unterweisungen an ihre Grenzen stoßen

Die DGUV Regel 100-001 ist hier unmissverständlich: „Die praktische Vermittlung bestimmter Arbeitsverfahren und Verhaltensweisen kann durch die derzeit verfügbaren elektronischen Medien nicht ersetzt werden." Das betrifft alle Unterweisungen, bei denen physisches Üben notwendig ist:

• Maschineneinweisungen nach § 12 BetrSichV. Wer einen Gabelstapler, eine CNC-Fräse oder einen Kran bedient, muss am Gerät eingewiesen werden. § 12 Abs. 3 BetrSichV verlangt bei Arbeitsmitteln mit besonderen Gefährdungen zusätzlich eine besondere Beauftragung.
• Atemschutz und PSA-Anlegen. Ein Video über das korrekte Anlegen einer Halbmaske ersetzt nicht den praktischen Sitztest.
• Höhenarbeiten und Absturzsicherung. Die Handhabung von Auffanggurten muss geübt werden.
• IfSG-Erstbelehrung (§ 43 Abs. 1) für Lebensmittel- und Gastro-Einsätze. Diese erfordert eine mündliche und schriftliche Belehrung durch das Gesundheitsamt.

Stufe 3 (die arbeitsplatzbezogene Unterweisung durch den Entleiher) bleibt in der Regel Präsenz, weil sie sich auf die konkreten Gegebenheiten vor Ort bezieht. Darauf haben Sie als Verleiher keinen Einfluss, aber Sie sollten vertraglich sicherstellen, dass der Entleiher diese Pflicht kennt und dokumentiert. (Mehr zum gesamten Onboarding-Prozess in der Zeitarbeit und der Pflichtenteilung zwischen Verleiher und Entleiher.)

Dokumentation: was § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt

§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 endet mit drei Worten: „sie muss dokumentiert werden." Die Durchführungsanweisungen konkretisieren das: Datum, Namen der Unterwiesenen, Inhalte und Name der unterweisenden Person. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, auch keine Unterschrift. Die Durchführungsanweisungen sagen ausdrücklich, dass Unterschriften den Nachweis „in der Regel erleichtern", aber nicht zwingend sind.

Bei Gefahrstoffen ist das anders. Die Gefahrstoffverordnung (§ 14 Abs. 2) verlangt schriftliche Dokumentation mit Unterschrift des Unterwiesenen. Und § 12 BetrSichV fordert für Arbeitsmittel die schriftliche Festhaltung von Datum und Namen, dazu eine schriftliche Betriebsanweisung in verständlicher Sprache.

Digitale Dokumentation ist grundsätzlich zulässig. Für eine elektronische Unterschrift, die handschriftliche ersetzt, brauchen Sie nach § 126a BGB aber eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Ein simples Häkchen in einer App oder ein eingescannter Namenszug reichen rechtlich nicht aus. Viele Unterweisungsplattformen werben mit „digitaler Unterschrift", ohne diesen Unterschied transparent zu machen. Wer die gesamte Arbeitszeitdokumentation digitalisieren will, findet im Ratgeber zur Stundenzettel-Digitalisierung eine Übersicht der Lösungen und ihrer Grenzen.

Die empfohlene Aufbewahrungsfrist beträgt laut DGUV Information 211-005 mindestens zwei Jahre. In der Praxis raten Arbeitsschutz-Fachleute, Nachweise über die gesamte Beschäftigungsdauer aufzubewahren, weil Berufskrankheiten erst Jahre später auftreten können und Sie dann den Nachweis brauchen. Wie die Dokumentation bei einer AÜG-Compliance-Prüfung ins Gewicht fällt, zeigt der zugehörige Ratgeber.

Software-Markt: was es gibt und worauf Sie achten sollten

Der Markt für digitale Unterweisungssoftware in Deutschland ist unübersichtlich. Es gibt über 20 Plattformen, von spezialisierten Arbeitsschutz-Tools bis zu breiten LMS-Lösungen. Für die Zeitarbeit sind drei Kriterien besonders relevant:

• Mehrsprachigkeit. Wenn Ihre Belegschaft polnisch, rumänisch oder türkisch spricht, brauchen Sie Inhalte in deren Sprache. Plattformen wie Prevenio (29+ Sprachen) oder lawpilots (35+ Sprachen) decken das ab. Die VBG bietet mit GEDOKU ein Dokumentationstool, das seit 2025 KI-gestützte Textgenerierung für mehrsprachige Betriebsanweisungen nutzt.
• Mobiler Zugang. Zeitarbeitnehmer sitzen selten am Schreibtisch. Die Unterweisung muss auf dem Smartphone funktionieren.
• Automatisierte Fristenverwaltung. Bei hoher Fluktuation geht ohne automatische Erinnerungen vor Ablauf der Jahresfrist schnell der Überblick verloren.

Die Preise reichen von 6 Euro pro Nutzer und Jahr (ecoprotec, mit DGUV-Prüfzeichen für allgemeine Sicherheitsunterweisungen) bis zu mehreren hundert Euro monatlich pro Modul bei Enterprise-Plattformen wie Quentic oder iManSys. Für Zeitarbeitsunternehmen mit 50 bis 200 internen Mitarbeitern und hoher Fluktuation auf Kandidatenseite lohnt sich ein gezielter Vergleich: Nicht jede Plattform kann Personen abbilden, die nur vier Wochen im System sind und dann wieder gehen. (Ob sich solche Investitionen für eine kleine Firma rechnen, beleuchtet der KI-ROI-Ratgeber.)

Was keine Software ersetzt: das betriebsspezifische Gespräch. Egal welches Tool Sie einsetzen, die DGUV Regel 100-001 verlangt den persönlichen Austausch als Teil der Unterweisung. Jede Plattform, die „100 % digitale Unterweisung" verspricht, verkürzt die Rechtslage. (Einen breiteren Überblick darüber, wo KI in der Zeitarbeit Hebel hat und wo nicht, finden Sie in unserer KI-Potenzialanalyse für Personaldienstleister.)

Was Sie konkret tun können

Die Rechtslage ist klarer, als viele Anbieter sie darstellen. Digitale Unterweisungen sind erlaubt, aber nur als Baustein. Wenn Sie den digitalen Anteil maximieren wollen, ohne rechtliche Risiken einzugehen, gibt es vier konkrete Schritte:

1. Stufe 1 und 2 als Blended Learning aufsetzen. Theorie online, dokumentiertes Gespräch (auch per Video) im Anschluss. Die kostenlosen VBG-Tools (Online Campus, Fragebogentool) sind ein guter Startpunkt.
2. Stufe 3 vertraglich beim Entleiher verankern. In Ihrem AÜV sollte stehen, dass der Entleiher die arbeitsplatzbezogene Unterweisung vor Einsatzbeginn durchführt und dokumentiert. Lassen Sie sich den Nachweis geben.
3. Dokumentation zentralisieren. Datum, Inhalte, Teilnehmer, unterweisende Person. Digital ist zulässig. Wenn Sie Unterschriften digital abbilden wollen, prüfen Sie, ob Ihr Tool eine QES nach eIDAS liefert.
4. Präsenzpflicht klar kennzeichnen. Führen Sie eine interne Liste: welche Tätigkeitsprofile erfordern praktische Unterweisung? Maschinenarbeit, Gefahrstoffe, PSA-Anlegen. Für diese Profile bleibt Stufe 3 immer vor Ort.

Weitere Informationen zu allen Pflichtschritten vor dem ersten Einsatz finden Sie im Ratgeber-Überblick.