32,4 Prozent der Steuerberater in Deutschland rechnen heute über eine Vergütungsvereinbarung ab. 2018 waren es 13,5 Prozent (STAX 2024, BStBK). Der Trend ist eindeutig. Aber die Frage, die Kanzleiinhaber tatsächlich beschäftigt, ist nicht ob, sondern wie: Wie stellt man eine laufende Kanzlei konkret um, ohne Mandanten zu verlieren und ohne sich zu verkalkulieren?
Dieser Artikel ist die praktische Fortsetzung des Honorarproblem-Artikels, der erklärt, warum Zeitabrechnung und KI-Effizienz strukturell nicht zusammenpassen. Dort war der Festpreis einer von drei Wegen. Hier geht es um die konkreten Schritte.
Welche Leistungen zuerst pauschalieren?
Die Reihenfolge ist in der Praxis erstaunlich einheitlich. Kanzleien, die erfolgreich umgestellt haben, beginnen fast immer bei der Lohnabrechnung. Der Aufwand pro Arbeitnehmer ist planbar, die monatliche Wiederholung schafft Routine, und die marktüblichen Pauschalen (18 bis 25 Euro pro Arbeitnehmer und Monat) sind für Mandanten leicht nachvollziehbar.
Zweiter Schritt: die Finanzbuchhaltung. Hier arbeiten viele Kanzleien mit einem Hybridmodell. Eine Basispauschale für die monatliche Buchführung, plus ein Zuschlag pro Buchungssatz oberhalb einer definierten Schwelle (typisch: 1,00 bis 2,50 Euro). Die Gesamtpauschalen liegen marktüblich bei 200 bis 400 Euro monatlich, je nach Belegvolumen und Branche des Mandanten.
Jahresabschluss und Steuererklärungen kommen zuletzt. Die Varianz zwischen Mandaten ist hier am größten. Eine GmbH mit 20 Gesellschaftern und Auslandsbeziehungen unterscheidet sich grundlegend von einem Einzelunternehmen mit überschaubarer Bilanz. Ohne mindestens zwei Jahre Zeitdaten wird die Kalkulation zum Ratespiel.
Die Faustregel, die sich durch die gesamte Praxis zieht: Standardleistungen pauschalieren, Sonderleistungen nach Zeit.
So berechnen Sie die Pauschale aus Ihren Zeitdaten
Die Formel ist nicht kompliziert. Aber sie braucht saubere Daten.
Pauschale = durchschnittlicher Jahres-Zeitaufwand × Stundenverrechnungssatz + 10 bis 20 % Risikozuschlag
Der Stundenverrechnungssatz ergibt sich aus Personalkosten plus Gemeinkosten plus einem Gewinnzuschlag von 8 bis 10 Prozent, geteilt durch die produktiven Stunden. Was Sie dafür brauchen: vollständige Zeiterfassung der letzten zwei bis drei Jahre, aufgeschlüsselt nach Tätigkeit (FiBu, Lohn, JA, Korrespondenz) und Mitarbeiter. Ohne diese Granularität fehlt die Kalkulationsbasis.
Saisonale Schwankungen gleichen Sie aus, indem Sie den Gesamtaufwand auf zwölf gleiche Monatsraten verteilen. Der Mandant zahlt jeden Monat denselben Betrag, ob Januar (Jahresabschluss-Vorbereitung) oder Juli. Als Plausibilitätsprüfung: Vergleichen Sie die berechnete Pauschale mit der StBVV-Mittelgebühr. Gerichte akzeptieren in der Regel einen Spielraum von 20 Prozent darüber ohne besondere Begründung.
Einer der häufigsten Fehler: die Zeiterfassung einstellen, sobald die Pauschale steht. Auch bei Pauschalabrechnung bleibt die interne Zeiterfassung unverzichtbar für das Controlling. Ohne sie verlieren Sie den Überblick, welche Mandate sich wirklich rechnen.
§§ 4a/4b StBVV: Was seit Juli 2025 gilt
Die 5. StBVV-Änderungsverordnung hat den alten § 14 ersatzlos gestrichen. Die früheren Einschränkungen (Mindestlaufzeit ein Jahr, Ausschluss von Gutachten und Rechtsbehelfsverfahren) sind weggefallen. Die neuen §§ 4a und 4b regeln Vergütungsvereinbarungen grundsätzlich neu.
Die Vereinbarung muss als „Vergütungsvereinbarung" bezeichnet und deutlich von anderen Vereinbarungen abgesetzt sein. Art und Umfang des Auftrags müssen benannt werden. In der Vollmacht darf sie nicht stehen.
Ein Formfehler macht die Vereinbarung nicht nichtig. Er begrenzt den Vergütungsanspruch lediglich auf die gesetzliche Gebühr. Wer die Details nachlesen will: Der BStBK-Leitfaden Honorarmanagement (aktualisiert Juni 2025) und die DStV-Handlungsempfehlungen sind die beiden maßgeblichen Praxishilfen.
Mandanten-Kommunikation: Drei Argumente, die funktionieren
Die häufigste Sorge von Mandanten lässt sich auf drei Worte reduzieren: „Wird es teurer?" Die ehrliche Antwort: nicht zwingend. Zeigen Sie dem Mandanten seine tatsächlichen Rechnungen der letzten zwei bis drei Jahre, berechnen Sie den Durchschnitt und stellen Sie die Pauschale daneben. In den meisten Fällen liegt sie nah am bisherigen Mittel, bietet aber Planbarkeit.
Drei Argumente, die in der Praxis überzeugen:
- Kostensicherheit: „Sie wissen am Anfang des Jahres, was unsere Leistung kostet. Keine Überraschungen im April."
- Planbarkeit: „Monat für Monat derselbe Betrag, unabhängig davon, ob gerade Jahresabschluss-Saison ist oder nicht."
- Leistungsklarheit: Ein Leistungsverzeichnis, das exakt benennt, was enthalten ist und was nicht. Betriebsprüfungen, Umstrukturierungen, Sonderfragen: alles separat und transparent.
Der beste Zeitpunkt für die Umstellung: Oktober oder November, mit Wirkung zum 1. Januar. Der schlechteste: mitten in der Jahresabschluss-Saison (Januar bis April), wenn beide Seiten unter Druck stehen. Die StBVV-Reform liefert den natürlichen Gesprächsanlass: „Der Gesetzgeber hat die Rahmenbedingungen modernisiert. Wir möchten das nutzen, um unser Honorarmodell gemeinsam mit Ihnen weiterzuentwickeln."
Und wenn der Mandant beim alten Modell bleiben will? Das ist sein gutes Recht. Viele Kanzleien fahren über Jahre ein Mischmodell, bei dem ein Teil der Mandanten auf Pauschale arbeitet und der Rest bei Zeitabrechnung bleibt. Zwang ist kontraproduktiv.
Was auf Zeitabrechnung bleiben sollte
Nicht alles eignet sich für Pauschalen. Betriebsprüfungsbegleitung, Umstrukturierungen, Unternehmensnachfolge, steuerrechtliche Gutachten, Einspruchsverfahren: Der Aufwand ist bei diesen Leistungen schlicht nicht vorhersehbar. Hier bietet die Zeitgebühr nach § 13 StBVV (16,50 bis 41,00 Euro pro angefangene Viertelstunde seit Juli 2025) für beide Seiten die fairere Basis.
Auch neue Mandate starten sinnvollerweise mit sechs bis zwölf Monaten Zeitabrechnung. Ohne Erfahrungswerte fehlt die Kalkulationsgrundlage. „Gerade bei Übernahme eines Mandats kann der Steuerberater nicht mit der erforderlichen Sicherheit abschätzen, welcher Zeitbedarf entsteht", fasst die BStBK zusammen. Wer vorschnell pauschaliert, verschenkt entweder Marge oder verärgert den Mandanten bei der nächsten Anpassung.
Der Zusammenhang mit KI
Warum taucht ein Artikel über Honorarmodelle auf einer Seite über KI in der Steuerkanzlei auf? Weil das Abrechnungsmodell bestimmt, ob sich Automatisierung rechnet oder nicht. Unter Zeitabrechnung reduziert jede durch KI gesparte Stunde den Umsatz. Unter Pauschalen steigt die Marge stattdessen. Dieselbe Technologie, gegensätzliche Wirkung.
62 Prozent der befragten Kanzleiinhaber stimmen laut einer Haufe-Taxulting-Erhebung zu, dass sich das Honorarmodell weg von der Zeitabrechnung entwickeln wird. Und international ist die Richtung noch deutlicher: In den USA rechnen bereits 37 Prozent der CPA-Firms auf Festpreisbasis ab, nur noch 3 Prozent rein nach Stunden (Ignition 2025 Benchmark). Der Zeitrahmen für die Umstellung liegt erfahrungsgemäß bei 12 bis 18 Monaten für kleine und 18 bis 36 Monaten für mittelgroße Kanzleien.
Wer prüfen will, wo die eigene Kanzlei steht und welche Automatisierungspotenziale sich unter einem veränderten Honorarmodell tatsächlich rechnen: Genau dafür gibt es die unabhängige KI-Potenzialanalyse für Steuerberater. Weitere Einordnung finden Sie in den übrigen Ratgeber-Artikeln.