Ein XML-Rechnungsanhang, ausgedruckt und im Pendelordner abgeheftet. Das ist kein GoBD-konformer Beleg. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) verlangen, dass elektronische Belege im Originalformat gespeichert werden: unveränderbar, maschinell auswertbar, jederzeit verfügbar. Seit der E-Rechnungspflicht (Empfang seit Januar 2025, Versand gestaffelt bis 2028) betrifft das nicht mehr einzelne Belege, sondern den gesamten Belegfluss.
Und trotzdem fehlt in vielen Kanzleien das Dokument, das der Betriebsprüfer als Erstes sehen will: die Verfahrensdokumentation.
Was die GoBD für die Archivierung konkret verlangen
Die GoBD definieren drei Anforderungen an die elektronische Archivierung. Erstens: Unveränderbarkeit. Jeder archivierte Beleg muss vor nachträglicher Änderung geschützt sein. Das bedeutet revisionssichere Speicherung mit Protokollierung aller Zugriffe. Ein bearbeitbares PDF auf dem Netzlaufwerk reicht nicht. Zweitens: Maschinelle Auswertbarkeit. Belege müssen so gespeichert sein, dass sie durchsuchbar und filterbar bleiben. Ein Scan als Bild-PDF erfüllt das nicht. Eine E-Rechnung im XML-Format schon, weil die Daten strukturiert vorliegen. Drittens: Nachvollziehbarkeit. Ein sachverständiger Dritter muss den gesamten Weg vom Belegeingang bis zur Buchung und Archivierung nachvollziehen können.
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat im Oktober 2024 die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre gesenkt (§ 147 Abs. 3 AO). Für Jahresabschlüsse und Buchführungsunterlagen bleiben 10 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Belege aus 2026 müssen also bis mindestens Ende 2034 (Buchführung) oder Ende 2034 (Rechnungen: bis Ende 2034 unter 8-Jahres-Regel) aufbewahrt werden.
E-Rechnung und Archivformat: Warum "als PDF speichern" nicht reicht
Die GoBD sind hier unmissverständlich: Elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen oder erstellt wurden (Rn. 119). Eine E-Rechnung im XRechnung-Format (reines XML) wird als XML archiviert. Nicht als Screenshot. Nicht als Ausdruck. Nicht als konvertiertes PDF.
Für Kanzleien, die 200 oder mehr Mandanten betreuen, multipliziert sich das Problem. Jeder Mandant empfängt Belege in unterschiedlichen Formaten: manche als XRechnung, manche als ZUGFeRD, manche noch als klassische PDF (bis Ende der Übergangsfristen). Die Archivierung muss formatgerecht erfolgen, pro Mandant, über 8 Jahre. Wer das auf einem Netzlaufwerk mit Ordnerstruktur versucht, verliert spätestens bei der Betriebsprüfung.
Wo regelbasierte Klassifikation tatsächlich hilft
Die gute Nachricht: Für die Archivierung von E-Rechnungen braucht man keine künstliche Intelligenz im engeren Sinne. Die Daten liegen strukturiert vor. Eine Software kann Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Steuerschlüssel und Lieferantenname direkt aus dem XML lesen. Das ist keine Interpretation, sondern Extraktion nach festen Regeln.
Wo automatische Klassifikation einen echten Unterschied macht:
- Belegtyp-Erkennung: Eingangsrechnung, Gutschrift, Dauerrechnung, Proforma. DMS-Systeme wie ELO for DATEV oder d.velop ordnen Belege regelbasiert dem richtigen Typ zu.
- Sachkonto-Vorschlag aus Buchungshistorie: Der DATEV Automatisierungsservice (ASR) lernt aus bestehenden Buchungen und schlägt Konten vor. Bei Standardbelegen (Tankrechnungen, Büromaterial, Telekommunikation) erreichen solche Systeme nach 3 bis 6 Monaten Lernphase brauchbare Trefferquoten. Finmatics meldet über 99 Prozent Genauigkeit bei der Belegtrennung und 50 bis 70 Prozent Zeitersparnis bei der Gesamtverarbeitung.
- Automatische Metadaten-Extraktion: Weil E-Rechnungen ihre Daten maschinenlesbar mitbringen, entfällt die OCR-Fehlerquelle. Der DATEV ASR produziert bei gescannten Papierbelegen rund 30 Prozent unsichere Vorschläge. Bei E-Rechnungen liegt die Quote deutlich niedriger.
Das ist kein magischer Vorgang. Es ist regelbasierte Zuordnung auf Basis von Mustern in den Buchungsdaten. So sollte man es auch gegenüber Mandanten und Prüfern beschreiben. Die Software "versteht" keine Belege. Sie ordnet sie Kategorien zu, die aus historischen Buchungen abgeleitet sind. Und wo die Kategorie nicht eindeutig ist, markiert sie den Beleg zur manuellen Prüfung.
Was trotzdem manuell bleiben muss
Die Verfahrensdokumentation. Die GoBD verlangen, dass der gesamte Ablauf dokumentiert ist: Wie kommen Belege in die Kanzlei? Wo werden sie geprüft, validiert, zugeordnet? In welchem System landen sie? Wer hat Zugriff? Wie ist die Löschsperre organisiert? Wer zeichnet Änderungen nach? Das ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebendes Dokument. Wer ein neues DMS einführt, ein KI-gestütztes Klassifikationstool anbindet oder den Belegeingang umstellt, muss die Verfahrensdokumentation anpassen. Jede Vorgängerversion muss erhalten bleiben.
Atypische Belege. Gutschriften mit mehreren Steuerschlüsseln, ausländische Rechnungen, Barbelege mit handschriftlichen Ergänzungen, Bewirtungsbelege mit fehlenden Pflichtangaben. Automatische Klassifikation funktioniert gut bei wiederkehrenden Standardbelegen. Bei allem, was das System noch nie gesehen hat, braucht es eine Fachkraft, die den Vorgang beurteilt und korrekt kontiert.
Die GoBD-Konformität der Archivierungssoftware selbst. Kein Hersteller kann GoBD-Konformität zertifizieren lassen. Es gibt kein amtliches Gütesiegel. Die Verantwortung liegt beim Anwender. Das heißt: Die Kanzlei muss selbst prüfen, ob die eingesetzte Software die Unveränderbarkeit sicherstellt, ob Zugriffsrechte korrekt vergeben sind und ob die Protokollierung den Anforderungen genügt. Die IDW-Prüfungsstandards (PS 880) können eine Orientierung bieten, ersetzen aber nicht die eigene Prüfung.
Die Haftungsfrage. Wenn ein automatischer Buchungsvorschlag falsch ist und bei der Betriebsprüfung auffällt, haftet nicht der Softwareanbieter. Die Verantwortung bleibt beim Steuerberater. Automatisierung beschleunigt die Vorarbeit, aber die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt eine Pflicht, die sich nicht delegieren lässt.
Wo eine Kanzlei mit 5 bis 10 Mitarbeitern anfangen sollte
Erstens: Verfahrensdokumentation prüfen. Existiert sie? Bildet sie den heutigen Ablauf ab? Enthält sie den E-Rechnungsempfang, die Validierung, die Zuordnung, die Archivierung? Wenn nicht, ist das die wichtigste Aufgabe, noch vor jeder Software-Entscheidung. Steuerberater haben hier zusätzlich eine Aufklärungspflicht gegenüber ihren Mandanten. Wer den Mandanten nicht nachweisbar auf die Pflicht hinweist, riskiert Schadensersatz.
Zweitens: Archivformat prüfen. Werden E-Rechnungen wirklich im XML-Originalformat gespeichert? Oder werden sie konvertiert, ausgedruckt oder nur als PDF abgelegt? Ein einfacher Testlauf mit 10 aktuellen Belegen zeigt, ob der bestehende Prozess den GoBD standhält.
Drittens: DMS-Anbindung bewerten. DATEV DMS, ELO for DATEV, d.velop, DocuWare oder Amagno: Alle bieten revisionssichere Speicherung und Anbindung an die Kanzleisoftware. Die Wahl hängt davon ab, was in der Kanzlei schon im Einsatz ist. Wichtiger als die Auswahl ist, dass die Verfahrensdokumentation danach angepasst wird.
Wer nicht sicher ist, wo der eigene Archivierungsprozess die größten GoBD-Risiken hat und welche Schritte sich wirklich automatisieren lassen: Dafür gibt's die unabhängige KI-Potenzialanalyse für Steuerberater. Und wer sich erst einen Überblick verschaffen will, findet in den weiteren Ratgeber-Artikeln noch mehr Einordnung.