Am 2. August 2026 beginnt die Bundesnetzagentur, die Einhaltung des EU AI Act zu prüfen. Für Steuerkanzleien steckt die erste Pflicht nicht in den viel diskutierten Hochrisiko-Regeln (die hat der Digital Omnibus auf Dezember 2027 verschoben), sondern in einem Artikel, den viele noch gar nicht auf dem Schirm haben: Art. 4 der KI-Verordnung. Er verlangt, dass jeder, der KI-Systeme nutzt, über „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz" verfügt. Und er gilt bereits seit Februar 2025.
Was Art. 4 konkret verlangt
Der Wortlaut ist kurz, aber weitreichend. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen „Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen", dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Berücksichtigt werden sollen technische Kenntnisse, Erfahrung, der Einsatzkontext und die betroffenen Personen.
Was das in der Praxis bedeutet: Es gibt keine vorgeschriebene Mindeststundenzahl. Kein Pflichtexamen. Keinen verpflichtenden „KI-Beauftragten". Aber ein rein passiver Ansatz reicht nicht. Wer seiner Kanzlei einen Link zu einem YouTube-Video weiterleitet, hat die Pflicht nicht erfüllt. Art. 4 verlangt aktive Maßnahmen.
Wer ChatGPT für Mandantenbriefe nutzt, DATEV-Copilot für Steuerrechtrecherche oder einen KI-gestützten Belegerkennungsdienst: All das sind KI-Systeme im Sinne der Verordnung. Und für jedes davon braucht das Personal, das es bedient, nachweisbare Kompetenz.
Wer in der Kanzlei geschult werden muss
Die kurze Antwort: alle, die mit KI arbeiten. Art. 4 spricht von „Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind." Das schließt niemanden aus.
Steuerberater und Steuerfachwirte brauchen die tiefste Schulung: regulatorisches Wissen, Risikoeinschätzung, Aufsichtspflicht. Steuerfachangestellte brauchen praktische Kompetenz für die Tools, die sie tatsächlich nutzen. Wer KI-gestützte Buchungsvorschläge prüft, braucht anderes Wissen als jemand, der Mandantenbriefe mit einem Sprachmodell entwirft. Auszubildende sind explizit eingeschlossen. Und Bürokräfte, die KI für Terminplanung, Übersetzungen oder E-Mail-Entwürfe einsetzen, ebenfalls.
Ein Detail, das gern übersehen wird: Die Pflicht greift auch, wenn Mitarbeitende KI auf privaten Geräten nutzen und dabei Mandantendaten berühren könnten. Wer keine klare Richtlinie hat, welche Tools erlaubt sind und welche nicht, hat ein offenes Compliance-Risiko.
Was BStBK und DStV Kanzleien empfehlen
Die Branche hat reagiert, wenn auch mit etwas Verzögerung. Zwei Dokumente bilden den Rahmen.
BStBK FAQ-Katalog „KI im steuerberatenden Berufsstand" (veröffentlicht 11. Februar 2026, 32 Seiten). Er deckt fünf Themenblöcke ab: Kompetenzen und Einstieg, Strategie und Kosten, Praxisanwendungen, Qualitätssicherung und Recht. Die zentrale Aussage in Abschnitt 5.13: Typische KI-Nutzung in Kanzleien (Recherche, Buchungshilfe, Textentwürfe) fällt nicht unter die Hochrisiko-Kategorie. Aber Art. 4 gilt trotzdem, für jede Risikostufe.
DStV Muster-KI-Anwendungsrichtlinie (Version 1.0, April 2026, kostenlos für Mitglieder). Sie gibt Kanzleien eine fertige Vorlage an die Hand. Kernstück ist das Prinzip „Tool, Anwendungsfall, Daten, Risiko": Jedes KI-Tool wird in einem Verzeichnis geführt (Name, Zweck, verantwortliche Person), jeder Anwendungsfall einer von vier Risikostufen zugeordnet, und für jede Stufe gelten konkrete Anforderungen an Freigabe, Dokumentation und Überprüfung.
Daneben bieten die regionalen Kammern zunehmend gezielte Fortbildungen an. Die StBK Stuttgart und Südbaden haben Seminare mit einem Zertifikat „KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act" im Programm. Die StBK Hessen veranstaltet ein monatliches KI-Forum. Und DATEV bietet ein 30-minütiges Lernvideo (Art.-Nr. 77606), das ausdrücklich als Art. 4-Nachweis zählt. Kammer-Schulung allein reicht allerdings nicht: Die Empfehlung ist ein externer Grundkurs plus ein kanzleiinterner Workshop zu den konkreten Tools, die im Alltag zum Einsatz kommen.
Dokumentation: Was Kanzleien jetzt anlegen sollten
Art. 4 enthält keine ausdrückliche Dokumentationspflicht. Aber die Beweislast liegt bei der Kanzlei. Wenn die Bundesnetzagentur ab August 2026 prüft, muss die Kanzlei zeigen können, dass sie „Maßnahmen ergriffen" hat. Ohne Nachweis existiert eine Schulung für die Behörde nicht.
Vier Dokumente reichen für den Anfang:
- KI-Tool-Verzeichnis. Welche KI-Systeme werden in der Kanzlei genutzt? Von wem, für welche Aufgaben? Die DStV-Musterrichtlinie liefert das Format.
- Schulungskonzept. Was wird geschult, an wen, in welchem Format? Dabei die Rollen differenzieren: der Steuerberater, der Risiken bewerten muss, braucht anderes Wissen als die Steuerfachangestellte, die Buchungsvorschläge prüft.
- Teilnehmerlisten mit Datum und Unterschrift. Ein einfaches Excel mit zwei Tabellenblättern (Schulungen und Teilnehmer) genügt. Es muss bei einer Prüfung sofort vorzeigbar sein.
- Auffrischungsplan. KI-Tools ändern sich ständig, und die Kompetenz von letztem Jahr reicht nächstes Jahr nicht mehr. Ein jährlicher Auffrischungstermin pro Tool gehört in den Kalender.
Wer die DStV-Musterrichtlinie als Basis nimmt, hat den größten Teil der Arbeit erledigt. Das Dokument enthält die Verzeichnisvorlagen, die Risikostufendefinitionen und die Freigabeprozesse. Es kostet Mitglieder nichts.
Was das für Ihre Kanzlei bedeutet
Die Schulungspflicht ist keine theoretische Zukunftssorge. Sie gilt seit 17 Monaten, und in wenigen Wochen beginnt die Durchsetzung. Das klingt streng, ist aber für Kanzleien, die schon heute KI einsetzen, mit überschaubarem Aufwand lösbar.
Bestandsaufnahme machen. Welche KI-Tools sind im Einsatz, offiziell und inoffiziell? Gerade die inoffizielle Nutzung (Mitarbeiter, die ChatGPT auf dem Privathandy für Mandantenarbeit nutzen) ist das größte Risiko, weil sie weder dokumentiert noch geschult ist. Unser Artikel zur DATEV-Sachkontierung zeigt, wie breit die KI-Nutzung in DATEV-Kanzleien bereits ist.
Richtlinie aufsetzen. Die DStV-Musterrichtlinie herunterladen, an die eigene Kanzlei anpassen, mit dem Team besprechen. Das dauert einen Nachmittag, nicht eine Woche.
Schulen und dokumentieren. Kammer-Seminar buchen oder das DATEV-Lernvideo durcharbeiten. Dann einen internen Workshop für die konkreten Tools machen. Teilnehmerliste führen. Fertig.
Wer sich unsicher ist, welche KI-Tools in der eigenen Kanzlei den größten Hebel haben und wo die Compliance-Lücken liegen: Genau das klären wir in der unabhängigen KI-Potenzialanalyse für Steuerberater. Und wer sich erst orientieren will, findet in den weiteren Ratgeber-Artikeln mehr Einordnung.