Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). Ein einziger Satz verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, für „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz" bei ihrem Personal zu sorgen. Das betrifft Zeitarbeitsfirmen, Steuerkanzleien und Versicherungsmaklerbüros gleichermaßen. Ab dem 2. August 2026 kann die Bundesnetzagentur als nationale Marktüberwachungsbehörde die Einhaltung prüfen und Bußgelder verhängen. Ob Ihr Betrieb drei Mitarbeiter hat oder dreißig: Die Pflicht läuft.
Was Art. 4 konkret verlangt
Der Wortlaut ist kurz. Betreiber müssen „Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen", dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Berücksichtigt werden sollen technische Kenntnisse, Erfahrung, der Einsatzkontext und die betroffenen Personen.
In der Praxis heißt das: keine vorgeschriebene Mindeststundenzahl, kein Pflichtexamen, kein verpflichtender „KI-Beauftragter". Aber aktive Maßnahmen. Wer nur einen Link zu einem YouTube-Video weiterleitet, hat die Pflicht nicht erfüllt.
Die Pflicht greift bei jedem KI-System. Wenn Ihre Disponentin ChatGPT für Kandidatenanschreiben nutzt, Ihr Steuerfachangestellter DATEV-Copilot für Buchungsvorschläge einsetzt oder Ihre Maklerin ein KI-gestütztes Vergleichstool bedient: All diese Personen fallen unter Art. 4. Entscheidend ist nicht die Position, sondern die Nutzung.
Personaldienstleister: AÜG trifft KI-Verordnung
Für Zeitarbeitsfirmen kommt eine Besonderheit hinzu. Disponenten arbeiten bereits heute mit KI-gestützten Matching-Tools wie zvoove Cockpit X, Bullhorn oder L1, um Kandidaten auf Aufträge zu matchen. Viele setzen ChatGPT oder ähnliche Sprachmodelle für Kandidatenanschreiben und Stellenbeschreibungen ein. All das sind KI-Systeme im Sinne der Verordnung.
Eine Frage, die sich viele stellen: Brauchen auch Zeitarbeitnehmer, die beim Entleiher KI-Tools nutzen, eine Schulung? Art. 4 richtet sich an den Betreiber. Wenn der Personaldienstleister die KI-Nutzung seiner Leiharbeitnehmer verantwortet (etwa bei eigenen Onboarding-Tools), trifft ihn die Kompetenzpflicht. Bei Tools des Entleihers liegt die Verantwortung beim Entleiher.
Der GVP hat im März 2026 eine erste Orientierung veröffentlicht, was Personaldienstleister zur KI-Verordnung wissen müssen. Eine eigene Muster-KI-Richtlinie gibt es bislang aber nicht. IHK-Seminare zu „KI-Kompetenz nach Art. 4" existieren, sind aber selten auf die Anforderungen der Zeitarbeit zugeschnitten. Wer als Geschäftsführer hier Eigeninitiative zeigt, steht bei einer Prüfung deutlich besser da. Unser Ratgeber zum KI-Matching in der Zeitarbeit zeigt, welche Tools im Alltag tatsächlich zum Einsatz kommen. Und der AÜG-Compliance-Artikel ordnet ein, wo Automatisierung an rechtliche Grenzen stößt.
Steuerkanzleien: Doppelte Pflicht aus Berufsrecht und KI-Verordnung
Wer als Steuerberater KI nutzt und sich nicht schult, verstößt potenziell gegen beide Regelwerke. Die gute Nachricht: Die Branche hat Vorarbeit geleistet. Der BStBK FAQ-Katalog „KI im steuerberatenden Berufsstand" (Februar 2026, 32 Seiten) und die DStV Muster-KI-Anwendungsrichtlinie (April 2026, kostenlos für Mitglieder) liefern einen konkreten Rahmen. Regionale Kammern bieten Seminare mit Art. 4-Zertifikat an, und DATEV hat ein 30-minütiges Lernvideo (Art.-Nr. 77606), das als Nachweis zählt.
Den vollständigen Leitfaden zur Umsetzung in der Kanzlei, inklusive der vier Dokumente, die Sie als Minimalpaket brauchen, finden Sie im Ratgeber zur KI-Schulungspflicht für Steuerkanzleien. Die DStV-Musterrichtlinie §203-konform umsetzen zeigt, wie Sie die Vorlage an einem Nachmittag anpassen.
Versicherungsmakler: BaFin-Aufsicht als zusätzlicher Hebel
Für Versicherungsmakler mit § 34d-Erlaubnis kommt zur KI-Verordnung die BaFin-Aufsicht hinzu. Die BaFin prüft schon heute, ob IDD-Beratungsprotokolle vollständig und nachvollziehbar sind. Wenn Sie dafür ein KI-Tool einsetzen, wird die Frage nach der Kompetenz des Nutzers Teil dieser Prüfung.
In der Praxis nutzen viele Maklerbüros bereits Pool-KI: AMEISE Copilot (Blau Direkt), Fonds Finanz AI-Hub oder WIFO ViKI für Vertragsvergleich, Deckungslückenanalyse oder Kundenkommunikation. Auch diese Tools fallen unter die KI-Verordnung. Dass der Pool sie bereitstellt, befreit das Maklerbüro nicht von der Pflicht, sein eigenes Personal zu schulen.
Der AfW Bundesverband Finanzdienstleistung hat einen eigenen „Praxisleitfaden KI-Governance" für Versicherungsmakler veröffentlicht. Er deckt Verantwortlichkeiten, Datenmanagement, menschliche Kontrolle, Transparenz und Dokumentationsanforderungen ab. Ein solider Startpunkt, wenn Sie noch keine interne Richtlinie haben.
Ein oft übersehenes Risiko: Schatten-KI. Studien zeigen, dass rund die Hälfte der Mitarbeitenden KI-Tools auf privaten Geräten nutzt, ohne dass der Arbeitgeber davon weiß. Im Maklerbüro kann das bedeuten, dass Kundendaten in ein Sprachmodell fließen, ohne Rechtsgrundlage und ohne Dokumentation. Art. 4 macht eine KI-Richtlinie damit nicht nur empfehlenswert, sondern notwendig. Wie Sie eine pragmatische Richtlinie aufsetzen, zeigt unser Ratgeber zur KI-Richtlinie für Maklerbüros.
Geschäftsführer haften persönlich
Das gilt branchenübergreifend. Der Geschäftsführer einer Zeitarbeitsfirma, die geschäftsführende Steuerberaterin, der Inhaber eines Maklerbüros: Alle tragen die Verantwortung dafür, dass ihr Betrieb Art. 4 einhält. „Davon wusste ich nichts" schützt nicht vor persönlicher Haftung. Art. 4 gilt seit 17 Monaten.
Vier Schritte, die für alle drei Branchen funktionieren
Unabhängig von Ihrer Branche braucht die Umsetzung von Art. 4 vier Schritte.
- Bestandsaufnahme machen. Welche KI-Tools sind im Einsatz, offiziell und inoffiziell? Fragen Sie Ihr Team direkt. Die inoffizielle Nutzung (ChatGPT auf dem Privathandy) ist das größte Risiko, weil sie weder dokumentiert noch geschult ist.
- KI-Richtlinie aufsetzen. Für Steuerkanzleien liefert die DStV-Musterrichtlinie den Rahmen. Personaldienstleister und Maklerbüros müssen selbst eine erstellen. Kernpunkte: zugelassene Tools, verbotene Datentypen, Prüfpflicht bei KI-Ergebnissen.
- Schulen und dokumentieren. Ein externer Grundkurs plus ein interner Workshop zu den konkreten Tools, die im Alltag genutzt werden. Teilnehmerliste mit Datum und Unterschrift führen. Das genügt als Nachweis.
- Auffrischungsplan festlegen. KI-Tools ändern sich schnell. Ein jährlicher Termin pro Tool gehört in den Kalender. Neue Tools bedeuten: neue Schulung vor dem produktiven Einsatz.
Wer unsicher ist, wo die größten Lücken liegen, findet in der unabhängigen KI-Potenzialanalyse einen strukturierten Einstieg. Wir schauen uns Ihre Tools, Prozesse und Dokumentation an, branchenneutral und ohne Produktverkauf. Die weiteren Ratgeber-Artikel decken branchenspezifische Themen ab: von DSGVO und KI in der Steuerkanzlei über DSGVO-konforme KI-Nutzung im Maklerbüro bis zur DSGVO bei Bewerberdaten in der Zeitarbeit.