§ 3 Abs. 1 SchwarzArbG erlaubt der Finanzkontrolle Schwarzarbeit, Geschäftsräume während der Arbeitszeit ohne Vorankündigung zu betreten. In der Zeitarbeit heißt das: Zwei Zollbeamte stehen morgens in der Disposition, zeigen ihren Dienstausweis und verlangen Einsicht in Ihre AÜV-Verträge, Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise. Wer dann erst anfängt zu suchen, hat ein Problem. Wer seine Unterlagen digital und vollständig vorhält, hat eine Betriebsprüfung.
Dieser Artikel erklärt, was die FKS bei Personaldienstleistern konkret prüft, warum Prüfungen seit 2026 häufiger und gezielter geworden sind und welche Dokumente am Tag der Prüfung griffbereit sein müssen.
Was die FKS bei Personaldienstleistern prüft
Der Prüfkatalog steht in § 2 SchwarzArbG. Für Personaldienstleister sind fünf Bereiche relevant.
Arbeitnehmerüberlassung ohne Erlaubnis (§ 2 Abs. 1 Nr. 4 SchwarzArbG). Die FKS prüft, ob eine gültige AÜ-Erlaubnis nach § 1 AÜG vorliegt. Ohne Erlaubnis ist jede Überlassung illegal. Das gilt auch für abgelaufene oder widerrufene Erlaubnisse und für Überlassungen, die als Werkvertrag deklariert sind, aber tatsächlich Arbeitnehmerüberlassung darstellen. Die Abgrenzung Werkvertrag vs. AÜG ist einer der häufigsten Streitpunkte bei FKS-Prüfungen.
Sozialversicherungsbeiträge (§ 2 Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG). Werden Beiträge korrekt berechnet und fristgerecht abgeführt? Die FKS gleicht Lohnabrechnungen mit SV-Meldungen ab und sucht nach Diskrepanzen. Bei Leiharbeitnehmern mit Branchenzuschlägen oder Equal-Pay-Ansprüchen wird geprüft, ob die Zuschläge korrekt verbeitragt sind.
Mindestlohn und Equal Pay (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 SchwarzArbG). Der gesetzliche Mindestlohn ist die Untergrenze. Darüber hinaus prüft die FKS, ob Branchenmindestlöhne und tarifliche Zuschläge eingehalten werden. Equal-Pay-Ansprüche nach § 8 AÜG gehören in der Zeitarbeit dazu: Stimmt das Entgelt nach 9 bzw. 15 Monaten mit dem Vergleichsentgelt überein?
Arbeitszeiterfassung (§ 2 Abs. 1 Nr. 1a SchwarzArbG). Die FKS kontrolliert die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG. Personaldienstleister müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Leiharbeitnehmers dokumentieren, spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung. Fehlende oder lückenhafte Stundenzettel sind einer der häufigsten Bußgeldgründe.
Meldepflichten (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 SchwarzArbG). Die Sofortmeldung zur Sozialversicherung muss am ersten Arbeitstag eingehen, nicht am zweiten oder dritten. Verspätete Sofortmeldungen sind ein typischer KIRA-Trigger, der die Prüfwahrscheinlichkeit erhöht.
KIRA und SchwarzArbMoDiG: Warum Prüfungen gezielter werden
Zwei Entwicklungen haben die Prüflandschaft 2025/2026 verändert.
Die Deutsche Rentenversicherung setzt seit 2025 KIRA ein: ein KI-System, das jedem der rund 400.000 jährlichen Arbeitgeberprüfungen einen Risikoscore von 1 bis 10 zuweist. Hoher Score bedeutet Priorität. KIRA erkennt Auffälligkeiten in Sozialversicherungsmeldungen, Branchenabweichungen und Meldeverhalten. Für die 1.700 DRV-Prüfer war das überfällig. Vorher hatten sie weniger als einen Arbeitstag pro Prüfung. Das reichte nicht, um verdeckte Arbeitnehmerüberlassung oder systematische Beitragsunterdeckung zu erkennen.
Seit Januar 2026 ist das SchwarzArbMoDiG in Kraft. Es gibt der FKS drei neue Instrumente: erstens das ausdrückliche Recht, KI und automatisierte Datenanalyse einzusetzen. Zweitens eine zentrale Risikomanagement-Einheit, die Daten behördenübergreifend auswertet: Sozialversicherung, Steuerverwaltung, Zoll, Gewerberegister. Drittens erweiterte Zugriffsrechte auf digitale Systeme. Die FKS darf ohne richterlichen Beschluss auf Ihre Lohnbuchhaltung, Cloud-Speicher und Zeiterfassungssoftware zugreifen.
Für einen Personaldienstleister mit 15 Mitarbeitern heißt das konkret: Wenn Ihre Sofortmeldungen regelmäßig einen Tag zu spät kommen oder Ihre SV-Meldungen nicht zu den Überlassungsdauern passen, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung. Nicht weil jemand Sie auf dem Radar hat, sondern weil ein Algorithmus Sie dort platziert.
Diese Unterlagen müssen am Prüfungstag bereitliegen
Die FKS kann nach § 3 SchwarzArbG Einsicht in alle Geschäftsunterlagen verlangen. In der Praxis fordert sie bei Personaldienstleistern regelmäßig diese Dokumente an:
- AÜ-Erlaubnis (aktuell und gültig, einschließlich Verlängerungsbescheide)
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) für jeden laufenden und kürzlich beendeten Einsatz, mit namentlicher Bezeichnung der Leiharbeitnehmer (§ 1 Abs. 1 Satz 5 AÜG)
- Arbeitsverträge aller Leiharbeitnehmer
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen der letzten 12 bis 24 Monate
- Stundenzettel und Arbeitszeitnachweise nach § 17 MiLoG
- Sofortmeldungen (SV-Meldungen mit Grund 20)
- Equal-Pay-Dokumentation: Gleichstellungsbescheinigungen der Entleiher, Fristberechnungen, Vergleichsentgelt-Nachweise
- Fristprotokolle für die Höchstüberlassungsdauer pro Leiharbeitnehmer und Entleiher
- A1-Bescheinigungen bei grenzüberschreitenden Einsätzen
- Nachweise über Branchenzuschläge und tarifvertragliche Eingruppierung
Wer seine Dokumente in einem ERP-System oder einer Compliance-Software pflegt, kann diese Liste in Minuten zusammenstellen. Wer Ordner aus dem Schrank holen muss, braucht Stunden. Beides ist legal. Aber die FKS-Prüfer registrieren sehr wohl, wie schnell ein Betrieb liefern kann.
Praxis-Checkliste: FKS-Prüfung vorbereiten
Eine FKS-Prüfung ist kein Ereignis, auf das man sich kurzfristig vorbereitet. Es ist ein Zustand, den man dauerhaft aufrechterhält. Diese acht Punkte gehören in den laufenden Betrieb:
- AÜ-Erlaubnis prüfen. Gültigkeitsdatum im Kalender, Verlängerung drei Monate vorher beantragen. Eine abgelaufene Erlaubnis macht jede Überlassung illegal, rückwirkend.
- AÜV-Verträge vollständig halten. Jeder Einsatz braucht einen schriftlichen Vertrag mit namentlicher Bezeichnung. Mündliche Vereinbarungen zählen nicht.
- Stundenzettel lückenlos führen. Beginn, Ende, Dauer, spätestens am siebten Kalendertag erfasst. Digitale Zeiterfassung reduziert Fehler und beschleunigt die Vorlage bei der FKS.
- Sofortmeldungen am ersten Tag. Nicht am zweiten, nicht rückwirkend. Richten Sie eine automatische Erinnerung ein.
- Equal-Pay-Fristen überwachen. Ab Monat 7 (ohne TV BZ) bzw. Monat 13 (mit TV BZ) die Gleichstellungsbescheinigung beim Entleiher anfordern. Wer das versäumt, trägt die Beweislast (§ 13 Satz 2 AÜG).
- HÜD-Fristprotokoll je Kombination. Pro Leiharbeitnehmer und Entleiher die Überlassungsdauer tagesgenau dokumentieren, einschließlich Unterbrechungen und Vorüberlassungszeiten.
- A1-Bescheinigungen vor Einsatzbeginn. Bei grenzüberschreitenden Einsätzen muss die A1 vorliegen, bevor der Mitarbeiter die Grenze überquert.
- Jährliches Selbstaudit. Einmal pro Jahr zehn zufällige Einsatzakten ziehen und prüfen: AÜV vorhanden? Stundenzettel vollständig? Equal-Pay-Frist dokumentiert? HÜD-Frist im Rahmen? Wer das intern nicht schafft, holt sich Unterstützung durch eine unabhängige Analyse.
Was Automatisierung bei der FKS-Vorbereitung bringt
Die ehrliche Bilanz: Compliance-Software löst das Ordnungsproblem, nicht das Inhaltsproblem. Sie stellt sicher, dass Fristen nicht übersehen werden, Dokumente auffindbar sind und Warnungen rechtzeitig kommen. Das allein beseitigt die häufigsten Bußgeldgründe: fehlende Nachweise und übersehene Fristen.
Was Software nicht kann: beurteilen, ob ein konkreter Einsatz tatsächlich AÜG oder doch Werkvertrag ist. Die Auskunft zum Vergleichsentgelt beim Entleiher eintreiben. Oder entscheiden, ob die Drehtürklausel greift, wenn ein Mitarbeiter vor sieben Monaten bei einem Konzernunternehmen des Entleihers beschäftigt war. Das bleibt beim Menschen.
Wer wissen will, wo im eigenen Betrieb die größten Compliance-Risiken liegen und welche sich mit vertretbarem Aufwand automatisieren lassen, findet in der KI-Potenzialanalyse für Personaldienstleister eine ehrliche Bestandsaufnahme. Weitere Hintergründe zu AÜG-Compliance und KI sowie alle anderen Themen finden Sie im Ratgeber-Überblick.