18 Monate. So lange darf ein Leiharbeitnehmer nach § 1 Abs. 1b AÜG ununterbrochen an denselben Kunden überlassen werden. Die Frist selbst ist einfach. Was in der Praxis regelmäßig Probleme verursacht: die Unterbrechungsregel, die nicht bei drei Monaten greift (sondern erst bei drei Monaten und einem Tag), die Frage, ob ein Tarifvertrag die Frist verlängert, und was genau passiert, wenn die Frist abläuft, ohne dass jemand reagiert hat.
Dieser Artikel erklärt die Mechanik hinter der Höchstüberlassungsdauer (HÜD), zeigt die häufigsten Fehler und liefert eine Checkliste für die ERP-Konfiguration. Er setzt dort an, wo der AÜG-Compliance-Überblick aufhört und ergänzt die Ratgeber zu Equal Pay und Branchenzuschlägen zum vollständigen Bild der Zeitarbeits-Compliance.
Die 18-Monats-Frist nach § 1 Abs. 1b AÜG
Seit der AÜG-Reform 2017 gilt: Ein Verleiher darf denselben Leiharbeitnehmer nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate an denselben Entleiher überlassen. Die Frist beginnt mit dem ersten Einsatztag. Vor der Reform gab es keine gesetzliche Obergrenze, was zu Fällen führte, in denen Leiharbeitnehmer jahrelang beim selben Kunden arbeiteten, formal aber nie dessen Mitarbeiter wurden.
Zwei Punkte werden oft missverstanden. Erstens: Die Frist zählt kalendermäßig, nicht nach Arbeitstagen. Urlaub, Krankheit oder Feiertage unterbrechen sie nicht. Und zweitens: Die Frist ist personenbezogen und entleiherbezogen, nicht verleiherbezogen. Dazu gleich mehr.
Die Unterbrechungsregel: Warum drei Monate nicht reichen
§ 1 Abs. 1b Satz 2 AÜG regelt, wann die 18-Monats-Frist von vorne beginnt: wenn zwischen zwei Überlassungen an denselben Entleiher mehr als drei Monate liegen. Das klingt eindeutig. In der Praxis ist es der häufigste Fehler.
„Mehr als drei Monate" bedeutet: drei Monate und mindestens ein Tag. Wer einen Mitarbeiter am 1. Januar abmeldet und am 1. April wieder einsetzt, hat genau drei Monate unterbrochen, nicht mehr. Die Frist läuft weiter, als hätte es keine Pause gegeben. Erst ein Wiedereinsatz ab dem 2. April (oder später) setzt die Uhr auf null.
Das BAG hat diese Auslegung bestätigt. Für die Praxis heißt das: Im ERP-System muss die Unterbrechungsprüfung tagesgenau rechnen. Monatsweise Rundungen führen zu falschen Ergebnissen. Und: Kurze Unterbrechungen, etwa weil ein Kundenprojekt drei Wochen pausiert, zählen nicht. Sie stoppen die Frist nicht und sie setzen sie nicht zurück.
Was bei Fristablauf passiert: Fiktion und Bußgeld
Läuft die Frist ab, ohne dass der Einsatz endet, greifen zwei Rechtsfolgen gleichzeitig. Die erste ist zivilrechtlich: Der Überlassungsvertrag wird nach § 9 Abs. 1 Nr. 1b AÜG unwirksam. An seine Stelle tritt kraft Gesetz ein Arbeitsverhältnis zwischen dem Leiharbeitnehmer und dem Entleiher (§ 10 Abs. 1 AÜG). Der Leiharbeitnehmer wird juristisch zum Mitarbeiter des Kundenbetriebs, mit allen Rechten und Pflichten, die dazugehören: Kündigungsschutz, Entgeltfortzahlung, betriebliche Altersvorsorge.
Die zweite Rechtsfolge ist ordnungswidrigkeitsrechtlich. § 16 Abs. 1 Nr. 1e AÜG droht dem Verleiher ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro an. Auch der Entleiher kann belangt werden, wenn er wusste oder hätte wissen müssen, dass die Frist überschritten wurde.
Der Leiharbeitnehmer hat nach § 9 Abs. 2 AÜG ein Widerspruchsrecht: Er kann innerhalb eines Monats nach Fristüberschreitung erklären, dass er am Arbeitsverhältnis mit dem Verleiher festhalten will. In der Praxis kommt das selten vor. Die meisten Betroffenen ziehen die Festanstellung beim Kunden vor.
Verlängerung per Tarifvertrag: Was möglich ist
§ 1 Abs. 1b Satz 3 AÜG erlaubt eine Abweichung von der 18-Monats-Grenze, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Entscheidend: Nicht die Tarifverträge der Zeitarbeitsbranche (GVP, BAP) können die Frist verlängern, sondern ausschließlich Tarifverträge der Einsatzbranche. Das ist ein Unterschied, der in der Praxis regelmäßig falsch verstanden wird.
Die IG Metall hat beispielsweise in ihren Tarifverträgen für die Metall- und Elektroindustrie eine Höchstüberlassungsdauer von 48 Monaten zugelassen, abhängig von betrieblichen Vereinbarungen. Die IG BCE (Chemie) erlaubt in bestimmten Konstellationen ebenfalls eine Verlängerung über 18 Monate hinaus. Die konkreten Grenzen variieren je nach Branche und Region.
Für nicht tarifgebundene Entleiher gibt es einen weiteren Weg: § 1 Abs. 1b Satz 4 AÜG erlaubt die Übernahme einer tarifvertraglichen Abweichung per Betriebs- oder Dienstvereinbarung. Voraussetzung ist, dass der einschlägige Branchen-Tarifvertrag diese Öffnung vorsieht. Der Personaldienstleister muss also nicht nur wissen, ob sein Kunde tarifgebunden ist, sondern auch, welcher Branchen-TV gilt und was dessen HÜD-Regelung vorsieht.
Verleiherwechsel: Die personenbezogene Zählung
§ 1 Abs. 1b Satz 1 AÜG stellt klar: Die Frist bezieht sich auf denselben Leiharbeitnehmer beim selben Entleiher, unabhängig davon, welcher Verleiher den Einsatz organisiert. Wird ein Leiharbeitnehmer zunächst über die Zeitarbeitsfirma A und dann über die Zeitarbeitsfirma B an denselben Kunden überlassen, werden die Einsatzzeiten zusammengerechnet.
Das hat Konsequenzen für beide Seiten. Der Entleiher muss bei jedem neuen Leiharbeitnehmer erfragen, ob dieser bereits zuvor (über einen anderen Verleiher) im selben Betrieb eingesetzt war. Und der Verleiher muss seinen Kunden danach fragen, ob der Leiharbeitnehmer Vorüberlassungszeiten bei einem Wettbewerber hatte. Ohne diese Information lässt sich die Restlaufzeit der Frist nicht berechnen.
In der Praxis fehlt diese Abfrage erstaunlich oft. Das Risiko tragen beide: Der Verleiher riskiert das Bußgeld und den Verlust des Mitarbeiters. Der Entleiher riskiert ein unfreiwilliges Arbeitsverhältnis.
Checkliste: HÜD-Fristen im ERP korrekt abbilden
Die Höchstüberlassungsdauer ist planbar. Die Fristen stehen im Gesetz, die Daten sind beschaffbar. Diese acht Punkte gehören in jedes ERP-Setup:
- Tagesgenaue Fristberechnung einrichten. Das System muss für jede Kombination aus Leiharbeitnehmer und Entleiher die kumulierte Überlassungsdauer tagesgenau zählen. Monatsweise Rundung führt zu Fehlern.
- Unterbrechungen korrekt bewerten. Nur Unterbrechungen von mehr als drei Monaten (mindestens 3 Monate + 1 Tag) setzen die Frist zurück. Kürzere Pausen werden ignoriert, nicht abgezogen.
- Vorüberlassungszeiten bei Verleiherwechsel erfassen. Bei jedem neuen Einsatz Vorüberlassungszeiten beim selben Entleiher abfragen und im System hinterlegen. Das gilt auch für Einsätze über andere Verleiher.
- Tarifvertragliche Abweichungen hinterlegen. Prüfen, ob ein Tarifvertrag der Einsatzbranche eine abweichende HÜD erlaubt. Die geltende Grenze (18, 24, 36 oder 48 Monate) pro Kundenbetrieb im Stammdatensatz pflegen.
- Automatische Warnungen ab Monat 15. Drei Monate vor Fristablauf muss der zuständige Disponent eine Warnung erhalten, die nicht weggeklickt werden kann. Genug Vorlauf für eine Einsatzplanung oder eine saubere Abmeldung.
- Harte Sperre bei Fristablauf. Das System sollte keine Stundenzettelfreigabe oder Einsatzverlängerung mehr zulassen, wenn die HÜD erreicht ist und keine tarifvertragliche Abweichung hinterlegt ist.
- Equal-Pay-Frist parallel überwachen. Die 9- bzw. 15-Monats-Frist für Equal Pay läuft in derselben Überlassung. Beide Fristen im selben Dashboard anzeigen, damit der Disponent das Gesamtbild sieht.
- Prüfprotokoll für die FKS vorhalten. Fristberechnungen, Vorüberlassungszeiten, tarifvertragliche Grundlagen und Abmeldebestätigungen für die FKS-Prüfung lückenlos archivieren.
Die HÜD-Frist, die Equal-Pay-Grenze und die Branchenzuschlagsstufen laufen alle in derselben Überlassung parallel. Ein ERP-System, das nur eine davon überwacht, übersieht die anderen beiden. Wer wissen will, ob das eigene Setup diese drei Fristen korrekt abbildet, findet in der unabhängigen KI-Potenzialanalyse für Personaldienstleister eine ehrliche Bestandsaufnahme.